(Enthält unbezahlte Werbung, wegen Markennennung und -erkennung)

Bist du schon einmal panisch durch das Haus gejagt und hast wichtige Unterlagen gesucht oder vergessen, eine Rechnung zu zahlen? Da bist du bei Weitem nicht alleine! Ich habe jahrelang nach einer Lösung für die unendlichen Papierfluten gesucht, die täglich auf uns einprasseln. Ich habe es mit Ordnern probiert, Hängeregister gekauft und ein System aus Kisten erstellt. Manches hat funktioniert, manches nicht.

Für meine Langzeitunterlagen habe ich mittlerweile ein recht gutes System aus Ordnern entwickelt. Meine Kurzzeitunterlagen wie Rechnungen und Garantiescheine befinden sich in Kisten, für jedes Jahr eine Kiste. Aber eines habe ich lange nicht in den Griff bekommen: Briefe, die noch eine Antwort bedürfen, ausstehende Rechnungen, Kataloge, Coupons, … Also alles, was nicht langfristig abgelegt werden muss. Dafür habe ich endlich eine ganz einfache Lösung entdeckt! Ein Sunday basket oder eine Sonntagskiste, wie es auf Deutsch heißen würde. Endlich hat das Papierchaos auf meiner Küchenarbeitsplatte ein Ende!

Was genau ist ein Sunday basket oder die Sonntagskiste?

Im Prinzip ist es ganz einfach: Es ist eine Kiste, in die alle Papiere unter der Woche hineingeworfen werden. Am Sonntag (es kann natürlich auch an jedem anderen Tag passieren) werden die Papiere darin geordnet und bearbeitet. Das war es auch schon. Einfach oder?

Um das Ganze etwas übersichtlicher zu gestalten, werden in die Kiste noch ein paar Unterteilungen gemacht. Die eigentliche Kiste besteht aus 2 Teilen: Im vorderen Bereich werden alle Papiere einfach reingeworfen. Im hinteren Bereich werden die Papiere am Sonntag dann in unterschiedliche Kategorien sortiert. Ich nutze dazu gerne Hängeregister, weil sie so herrlich einfach zu benutzen sind. Aufmachen, reinwerfen, fertig!

Wer hat’s erfunden?

Diese schlaue Idee ist leider nicht von mir. Lisa von Organize 365 hat mit ihrem „Sunday basket“ schon wirklich vielen Familien geholfen, ihr Papierchaos in den Griff zu bekommen. Mittlerweile hat sie sogar eine eigene Kollektion ihres Sunday baskets und hat ihn als Markenname registrieren lassen. Ihr Blog ist auch sonst sehr empfehlenswert! Schaut mal bei ihr vorbei!

Was kommt in den Sunday basket?

Der Sunday basket ist quasi der Abladeplatz für alle eingehenden Papiere, egal ob es Briefe, Werbung, Kataloge oder sonstige Unterlagen sind. Wenn es nicht in den Müll kann, dann wandert es in den Sunday basket.

Natürlich solltest du wichtige Dinge sofort klären, nachdem sie bei dir eingegangen sind. Musst du dich jedoch erst später um eine Sache kümmern, werfe den Brief in den vorderen Teil des Sunday baskets. Selbst wenn jetzt noch nichts weiter sortiert wurde, weißt du dennoch, dass du alles hier in dieser Kiste suchen musst. Damit verringert sich die Suchzeit nach einem bestimmten Brief schon mal deutlich!

In meinem Sunday basket sind auch kleine Passfotos von meinen Kindern für die unzähligen Freundebücher, die hier ständig aufschlagen. Außerdem noch Briefumschläge und Briefmarken, dass ich für die Beantwortung von Briefen gleich alles an einem Ort habe und effizient arbeiten kann. Wenn ich am Sonntag alles aus dem vorderen Teil sortiere, habe ich gleich alles zur Hand, um schnell einen Antwortbrief schreiben zu können. Das erhöht die Chance, dass der Antwortbrief auch tatsächlich schnell raus geht enorm. Muss ich erst ins Büro in den oberen Stock laufen, um einen Briefumschlag zu holen und vielleicht sogar noch zur Post, um Briefmarken zu kaufen, ist die Gefahr groß, dass der Brief einfach unbeantwortet irgendwo liegen bleibt. Da hilft auch der schönste Sunday basket nichts. Machen muss man es trotzdem selbst. Da sollte es doch wenigstens schnell und unproblematisch von der Hand gehen.

Die einzelnen Mappen im hinteren Teil habe ich nach Kategorien unterteilt und beschriftet. In unserem Fall sind es folgende Kategorien:

• Arztrechnungen (zum Einreichen an die private Krankenkasse)
• offen (also Briefe oder Mitteilungen, die noch beantwortet oder anderweitig bearbeitet werden müssen)
• Werbeprospekte (der aktuellen Woche)
• Kataloge
• Coupons
• Gutscheine
• Speisekarten (vom Lieferdienst)
• Menüpläne (leere Vordrucke für meine Menüplanung)
• Briefumschläge und Briefmarken
• Passfotos (z. B. für Freundealben)

Und wie geht’s jetzt weiter?

Wenn dein Sunday basket einmal steht, kanns losgehen. Du sammelst während der Woche alle Papiere, egal welcher Form, im vorderen Teil der Kiste. Am Sonntag (oder an deinem gewählten Tag) setzt du dich mit deiner Kiste hin und sortierst die Papiere in 2 Kategorien: archivieren und zu bearbeiten.

Danach kümmerst du dich um den Stapel „zu bearbeiten“. Der dürfte relativ klein und übersichtlich sein. Vor allem dann, wenn du konstant am Ball bleibst und du dich jede Woche dran setzt. Der Archivstapel wird noch einmal unterteilt in Langzeitarchiv, Kurzzeitarchiv und Sunday Basket. Das klingt jetzt etwas kompliziert, ist es aber gar nicht. Ich erkläre weiter unten noch den Unterschied zwischen Langzeit- und Kurzzeitarchiv. Alles was im Sunday basket bleiben soll, sortierst du dann sofort in die dafür vorgesehenen Hängeregister. Das sind dann meist Dinge, die man nur für sehr kurze Zeit braucht: Coupons, Kataloge, Prospekte, Gutscheine usw.

Das Langzeitarchiv

Das Thema werde ich hier nur kurz anschneiden und später noch einen ausführlicheren Blogartikel dazu verfassen.

Das Langzeitarchiv sollte so kompakt wie möglich gestaltet werden. Kein Mensch will seine Zeit damit verbringen, unzählige Papiere zu sortieren, zu lochen und abzuheften. Stimmt’s? Das Langzeitarchiv besteht aus einer Reihe von gut beschrifteten Ordnern. Darin enthalten sind aber nur die wirklich wichtigen Dinge des Lebens: Steuerbescheide, Lohnabrechnungen, Versicherungspolicen, …). Alltägliche Rechnungen kommen ins Kurzzeitarchiv.

Das Kurzzeitarchiv

In meinem Fall ist das Kurzzeitarchiv nur eine einfache Kiste. Für jedes Jahr gibt es eine beschriftete Kiste im DIN-A4-Format. Immer wenn ich eine Rechnung bezahlt habe, landet sie in der Kiste.

So manch einem Papier-Monk stehen da die Haare zu Berge, aber mal ehrlich, wie oft braucht man bezahlte Rechnungen noch einmal? Genau eigentlich fast nie. Warum sollte ich mir dann so viel Arbeit damit machen und sie akribisch zu sortieren und abzuheften? Wenn ich wirklich mal eine bestimmte Rechnung noch einmal brauche, weiß ich, in welcher Kiste ich nachsehen muss. Noch dazu ist der Inhalt chronologisch geordnet. Denn die Briefe werden ja immer übereinander gelagert. Januar ist also ganz unten, Rechnungen vom Juli etwa in der Mitte und Rechnungen vom Dezember recht weit oben. Ist das schlau oder ist das schlau?

Am Ende des Jahres kommt er Deckel drauf und ab damit in den Keller. Dort bewahre ich sie 2 Jahre auf, dann fliegen sie raus.

Du suchst nach noch mehr guten Tipps?

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• Wollen deine Kinder auch ständig, dass du ihnen hilfst oder musst du ihnen alles hinterher räumen? Dann versuche es mal mit diesen Tipps für mehr Selbstständigkeit.

Und wie sieht es bei dir aus? Hast du schon ein gutes System für dein Papierchaos gefunden? Lass es uns in den Kommentaren wissen, dann können wir voneinander lernen!

Lass es dir gut gehen!

Natalie